Interview | Was macht ein Wedding Day Manager?

Dank persönlichem Assistenen den Hochzeitstag genießen

Bei der großen Auswahl an Möglichkeiten und dem damit verbundenen Planungsaufwand geben viele Paare die Hochzeitsplanung in Profi-Hände ab. Neben den klassischen Wedding Planner gibt es aber auch Wedding Day Manager, die vor allem am Tag der Hochzeit selbst für einen runden und entspannten Ablauf für das Brautpaar sorgen. Julia Leifheit von www.yes-wedding-day.de ist Profi auf diesem Gebiet und hat mir einen Einblick in ihren Alltag rund um Hochzeitsvorbereitungen gegeben.

Liebe Julia, du bist Wedding Day Manager. Wie kam es dazu, dass du „Yes Wedding Day Management“ gegründet hast und was schätzt du besonders an deinem Beruf?

Als gelernte Hotelfachfrau habe ich in den letzten Jahren Erfahrungen in ganz verschiedenen Bereichen der Hotellerie-, Gastronomie- und Eventbranche gesammelt. So richtig gepackt hat mich das Hochzeitsfieber dann, als ich für Mallorca Princess Hochzeiten auf Mallorca begleiten durfte. Als Kind zweier Selbständiger hatte ich schon lange den Wunsch etwas Eigenes zu haben. Zurück in Deutschland habe ich meine Idee dann in die Tat umgesetzt.

Ich habe mich auch ganz bewusst gegen das klassischen Angebot eines Wedding Planners entschieden. Meine Stärke und Leidenschaft ist die Koordination des Hochzeitstages und die Unterstützung von Paaren, die die Planung selbst in die Hand nehmen. Natürlich könnte ich auch Komplettplanungen anbieten, aber hier gibt es schon so viele tolle Anbieter, die einen großartigen Job machen. So war und ist es für mich einfach nur konsequent, mich auf meine Stärke zu konzentrieren und Wedding Day Management anzubieten.

Ganz besonders schätze ich an meiner Arbeit die Abwechslung und die Wertschätzung. Es ist so spannend zu sehen, wie unterschiedlich die Brautpaare ihre Hochzeitsplanung angehen. Es ist für mich eine große Ehre, sie dabei zu begleiten. Zu sehen, wie entspannt alle während der Hochzeit sind, wenn sie sich nicht um den Ablauf und die Koordination kümmern müssen, ist immer wieder schön.

Was unterscheidet einen Wedding Day Manager von einem Hochzeitsplaner?

Paare die sich für einen Hochzeitsplaner entscheiden wollen in der Regel das Komplettpaket: Konzept, Vermittlung von Dienstleistern, Planung der gesamten Hochzeit und die Betreuung am Hochzeitstag. Die Zusammenarbeit startet meist schon ein Jahr im Voraus und ist durch die intensive Beratung in der Regel recht kostenintensiv.

Als Wedding Day Manager komme ich erst viel später ins Spiel. Die Paare nehmen die Planung ihrer Hochzeit selbst in die Hand und buchen bereits die Location und Dienstleister, bevor sie mit mir in Kontakt treten. Ich unterstütze sie dann bei der Finalisierung des Ablaufplans und spreche alle Details mit den Dienstleistern ab. Am Tag der Hochzeit bin ich dann von früh bis spät an ihrer Seite um den Ablauf zu koordinieren.

Wann braucht man eine Wedding Day Managerin und was sind die Vorteile?

Ein Wedding Day Manager ist die ideale Lösung für die Paare, die leidenschaftlich gerne planen, sich aber für ihren großen Tag dennoch professionelle Unterstützung wünschen. Der ausschlaggebende Punkt ist oft, dass ihnen bewusst wird, dass trotz intensiver Vorplanung irgendjemand am Tag der Hochzeit die Zügel in der Hand halten sollte, damit ein reibungsloser Ablauf möglich ist. Und dies wollen weder sie selbst sein, noch soll einer ihrer Lieblingsmenschen damit beauftragt werden.

Welche Aufgaben übernimmst Du für die Paare?

Die Paare haben in der Regel schon so gut wie alle anderen Dienstleister gebucht, wenn wir uns kennenlernen. Dennoch helfe ich natürlich gerne bei der Suche nach weiteren Dienstleistern, falls nötig. Ein wichtiger Punkt in der Vorbereitung ist der Ablaufplan. Wir gehen gemeinsam durch, wie sich das Paar ihren großen Tag erträumen und prüfen dies auf Machbarkeit. Ich gebe viele Tipps um den Ablauf insgesamt runder zu gestalten. Ich zwinge hierbei niemanden meinen Willen oder meine Ideen auf, sondern gebe lediglich Empfehlungen. Am Ende entscheidet das Brautpaar, wie ihr Tag aussehen soll. Steht der Ablauf fest, kontaktiere ich die gebuchten Dienstleister und spreche die Details mit ihnen durch. Auch für sie ist meine Beauftragung hilfreich, da sie einen Ansprechpartner vor Ort, aber auch im Vorfeld haben. Gerne kümmere ich mich auch darum, dass z.B. die Visagistin schon einen Beistelltisch für das Getting Ready vorfindet. So muss sie nicht erst nachfragen, wenn sie ankommt. Es ist die Summe der vielen Kleinigkeiten, die es für alle Beteiligten entspannter macht. Mein Haupteinsatzbereich ist dann natürlich der Tag der Hochzeit selbst. Ich bin ab dem Aufbau vor Ort, koordiniere die Dienstleister und bin der Personal Assistent des Brautpaars.

Welche Kosten sollte man einplanen?

Die Kosten hängen davon ab, wie umfangreich die Hochzeit ist und wie viele Dienstleister es zu koordinieren gilt. Daher habe ich keinen Festpreis, sondern erstelle für jedes Paar ein individuelles Angebot. Ein weiterer Pluspunkt: Ich rechne nur die Stunden ab, die tatsächlich anfallen, somit sind die Kosten sehr nachvollziehbar und transparent.

Was war bisher deine schönste Hochzeit, die du organisiert hast?

Oh, dass ist eine schwierige Frage. Unabhängig vom Stil, der Location und allen Details sind die Hochzeiten am schönsten, bei denen das Brautpaar und die Hochzeitsgesellschaft den Tag wirklich in vollen Zügen genießen und sich nicht durch Kleinigkeiten aus der Bahn werfen lassen.

Zu guter Letzt: Hast Du als absoluter Organisationsprofi 5 Tipps, die du künftigen Brautpaaren für die Hochzeitsvorbereitungen mit auf den Weg geben kannst?

  1. Setzt Prioritäten!
    Ihr habt nur ein begrenztes Budget und egal wie hoch es ist, man kommt irgendwann an den Punkt, an dem man Abstriche machen muss. Seid ehrlich mit einander und überlegt euch, was euch wirklich wichtig ist und setzt entsprechend eure Prioritäten.
  2. Verliert euch nicht in DIY Projekten!
    Die Fülle an DIY Ideen ist schier unendlich und oft sieht es auf den ersten Blick so leicht au. Aber die Bastelleien können richtig zeitintensiv werden und gerade weniger geübte Heimwerker viele wertvolle Nerven kosten. Lieber wenige ausgesucht Projekte in Angriff nehmen, als zu viele.
  3. Versucht es nicht allen recht zu machen!
    Die Hochzeit ist meist das größte Fest für Familie und Freunde das man privat plant. Versammelt man all die Lieblingsmenschen an einem Ort, möchte man natürlich auch, dass jeder auf seine Kosten kommt. Vergesst dabei aber nicht, dass es eure Hochzeit ist und daher auch ihr das letzte Wort haben solltet.
  4. Achtete darauf, dass die Chemie mit den Dienstleistern stimmt!
    Dies ist gerade bei den Dienstleistern wichtig, die an eurem Tag viel Zeit und emotionale Momente mit euch verbringen. Sicher muss der Koch, mit dem ihr einmal das Menü besprecht, nicht euer bester Freund werden. Aber zwischen euch und dem Fotografen, der Stylistin, der Traurednerin oder eben auch dem Wedding Day Manager sollte es menschlich passen, damit ihr euch wirklich wohl fühlt.
  5. Entspannt euch und genießt euren Tag!
    Es steckt so viel Arbeit, Leidenschaft und Herzblut in einer Hochzeit und dann ist der große Tag in wenigen Stunden vorbei. Genießt eure Hochzeit also in vollen Zügen und macht euch bewusst, um was es eigentlich geht: Ihr feiert eure Liebe und dem kann auch ein Regenschauer oder eine kleine Panne, nichts anhaben.